Warum dieses AddIn?

SAP und Microsoft Excel – 2 Giganten Hand in Hand

Sie arbeiten mit SAP und müssen dann die Daten in Excel analysieren? Dann ist Ihnen sicher schon aufgefallen, das Hauptproblem liegt nicht darin, ob Sie die Daten aus SAP heraus nach Excel bekommen, sondern in welcher Form.

Fragen Sie den Pivot-Guru, den Spezialist für Datencockpits, … was er zur Erstellung von aussagefähigen Reports benötigt, wird die Antwort immer lauten: “Eine möglichst flache Tabellenstruktur mit einer Überschriftenzeile für die Merkmale/Dimensionen und Kennzahlen”

Auf Basis solcher flacher Tabellenstrukturen bietet Excel geniale Möglichkeiten die Auswertungen aussagefähig und optisch ansprechend aufzubereiten.

Aber genau hier tauchen nun die Probleme auf. SAP liefert je nach Art und Weise wie und von wo die Daten nach Excel exportiert wurden, die seltsamsten Tabellenstrukturen.

Und genau hier setzt unser AddIn auf. Durch unsere eigenen Erfahrungen und intensive Gespräche mit “leidgeprüften” Anwendern aus der Praxis, haben wir begonnen, die Schwachstellen zu sammeln und zu analysieren.

Im nächsten Schritt haben wir Lösungsansätze für das jeweilige Problem entwickelt und diese in unser AddIn gepackt. In diesem Blog möchten wir Ihnen die Funktionalitäten unseres kostenfreien AddIns vorstellen. Zu Demozwecken stellen wir auch für die jeweilige Funktion eine kleine Exceldatei zur Verfügung, an der Sie auf einen Blick nachvollziehen können (Tabellen vorher – nachher), was das Feature leistet.

Kritik und Anregungen sind immer gern gesehen und ermöglichen es uns, das AddIn permanent weiter zu entwickeln und neue Features aufzunehmen.

 

 

Veröffentlicht unter Allgemein | Verschlagwortet mit , , , | Hinterlasse einen Kommentar

Werte auffüllen

Vielfach liefert SAP Daten, bei denen die Überschrift einmal auftaucht, und die restlichen Zeilen leer (oder mit einem Hochkomma gefüllt) sind.
Diese Datenstruktur kann so nicht weiter verwendet werden, und unser AddIn füllt die Werte entsprechend auf.

Bitte unbedingt beachten, dass im Einstellungsfenster des AddIns darauf zu achten ist, dass wirklich nur die relevanten Spalten gewählt wurden!
Im obigen Beispiel wäre es fatal, die Spalte E mit einzubeziehen, da dort Umsatzwerte stehen, die NICHT aufgefüllt werden sollen!

Um sich die für diese Beispiel vorbereitete Demo herunterzuladen klicken Sie bitte auf nachstehendes Symbol.

Hinweis:

Veröffentlicht unter Werte auffüllen | Hinterlasse einen Kommentar

Warum überhaupt Excel-Analysen wenn ich doch SAP habe?

Ob “nur SAP” oder SAP mit integretiertem Datawarehouse (BI) lautet die Aussage vieler (Controlling-)Verantwortlicher:

“Nicht ohne meine Exceltabellen!”

Nach wie vor ist Excel bei den meisten “das” Tool für die Bereiche allgemeines Reporting, Budgetierung, Planung…. Das ist auch nicht verwunderlich, denn die meisten Anwender kennen sich doch recht gut mit den Excel-Funktionen und dem Handling dieser Tabellenkalkulation aus. Daher sind sie, wenn die Daten sauber aufbereitet bereitgestellt werden, meist auch sehr schnell in der Lage aussagefähige Reports zu erstellen.

Als Frontend wird aus meiner Sicht weiterhin Excel das Werkzeug sein, um individuelle, schnelle und aussagefähige Berichte zu erstellen und optisch aufzubereiten.

Auch die Integrationsmöglichkeiten von Exceltabellen und Charts in PowerPoint Präsentationen ist ein gravierender Vorteil wenn es darum geht, eine Präsentation mit aussagefähigen Zahlen zu untermauern.

 

Veröffentlicht unter Allgemein | Hinterlasse einen Kommentar

Welche Komponenten beinhaltet das AddIn

Auflistung und Kurzbeschreibung der Komponenten und Versionsangabe aktueller Stand

Lfd Feature Kurzbeschreibung integriert
1 Leerzellen füllen Füllt Lücken in den Zeilen entsprechend der Überschriften auf ja
2 (Teil)Ergebniszeilen löschen löscht Zeilen die ein Suchwort (zB Ergebnis) beinhalten ja
3 Datumsumwandlung Datumsumwandlung von JJJJMMTT nach TT.MM.JJJJ in Arbeit
4 Text in Spalten Erzeugt aus als Text formatierten Zahlen echte Zahlen in Arbeit
5 Formate bereinigen Entfernt Rahmen, Hintergrundfarben, …. aus der Tabelle in Arbeit
6 alle Steuerelemente entfernen entfernt Steuerelemente die zB aus dem BExAnalyser kommen in Arbeit
7 Quellcode entfernen löscht den in der Datei enthaltenen VBA Quellcode in Arbeit
8 Leerzeilen u. Leerspalten entfernen löscht leere Zeilen und Spalten eines bestimmten Bereichs in Arbeit
9 verbundene Zellen finden markiert Zellen die verbunden sind in Arbeit

 

 

 

Veröffentlicht unter Komponenten des AddIn | Hinterlasse einen Kommentar

DeleteLines

Häufig bekommen Sie aus SAP oder auch aus dem BExAnalyser und dem WebAnalyser Tabellen geliefert, die (Teil)Ergebnisse mit auflisten.

Selbstverständlich könnten Sie die Datei manuell bearbeiten und via Autofilter oder Spezialfilter die betroffenen Zeilen herausnehmen.

Dies übernimmt unser AddIn nun für Sie. Wählen Sie im AddIn Fenster die zu bearbeitende Datei und Tabelle aus. und wechseln ins nächste Fenster. Hier markieren Sie nun mit Doppelklick die gewünschte Aktion “Zellen bereinigen” und geben das “Suchwort” ein. (Sie haben die Möglichkeit bis zu 4 Suchbegriffe mit und bzw. oder zu verknüpfen.

Bild Ihrer Tabelle vor Start der Aktion

Nach Klick auf das Weiter-Symbol erreichen Sie das Bild um die Aktion zu starten.

Nach wenigen Augenblicken erhalten Sie die Rückmeldung, dass die Aktion erfolgreich durchgeführt wurde und welche Zeilen entfernt wurden.

Ihre Datei ist nun um die überflüssigen Zeilen bereinigt. Bei Bedarf können Sie nun weitergehende Aktionen über das AddIn starten oder mit der Weiterverarbeitung der Daten beginnen.

Um sich die für diese Beispiel vorbereitete Demo herunterzuladen klicken Sie bitte auf nachstehendes Symbol.

Hinweis:

An einigen Stellen des SAP Systems, liefert der Export Zwischensummen die durch das * Zeichen gekennzeichnet sind.

Dies lässt sich im Moment noch nicht durch das AddIn abgreifen. Ist aber bereits auf unserer To-Do-Liste gelandet und wird schnellstens implementiert werden.

 

 

Veröffentlicht unter DeleteLines | Verschlagwortet mit , , , , , | 1 Kommentar